직장인 PPT 보고서 작성 방법

직장인들이 자주 사용하는 대표 문서 작성 프로그램은 파워포인트(PPT), 엑셀(excel), 워드(word)가 있습니다. 보고서 작성하는 데 있어서 대기업마다 선호하는 문서 작성 프로그램이 다르다고 하는데요. 듣기로는 삼성과 현대는 워드, LG와 SK는 PPT를 주로 활용한다고 합니다. 저희 회사 같은 경우에는 PPT를 많이 활용하는데요. 그래서 오늘은 직장인 PPT 보고서 작성 방법에 대해 간단히 소개해보고자 합니다.

 

1. PPT 보고서 기본 구성

PPT 보고서 형태

위에 PPT 캡처 화면이 일반적이 보고서 형태입니다.

물론 회사마다 조금씩 다르긴 합니다. 팀장 또는 그 위 임원분들은 그 회사에서 주로 사용하는 문서 구성에 익숙해져 있기 때문에 보고서를 작성할 때 자기 마음대로 PPT 슬라이드를 구성하면 좋지 않습니다. 

위에 캡처화면을 기준으로 PPT 보고서 기본 구성에 대해 설명드리겠습니다.

우선 최상단 왼쪽에 제목, 최상단 오른쪽에는 소제목을 작성하는데 소제목 같은 경우에는 보통 슬라이드가 많은 경우에만 쓰입니다. 그 아래 선을 긋고, 아래 헤드 메시지(Head Message) 또는 거버닝 메시지(Governing Message)라는 부분을 작성하는데 이 부분은 해당 슬라이드에서 전달하고자 하는 내용은 간단명료하게 한 두 문장 정도로 작성합니다.

그다음은 본격적으로 보고서를 작성하면 되는데요. 보고서 구성은 서론-본론-결론, 현상-문제점-개선방안-향후계획 이러한 구조로 작성이 됩니다. 그리고 효과적으로 내용을 전달하기 위해 그림, 사진, 그래프, 표 등을 활용하게 됩니다. 

 

2. 작성 방법

보고서를 작성하는 데 있어서 가장 중요한 것은 물론 보고 내용 그 자체이겠지만, 효과적으로 그 내용을 전달하는 것도 내용 못지않게 중요합니다. 아래 효과적 내용 전달을 위한 PPT 작성 방법을 간략히 설명드리겠습니다.

1) 문구, 문단 작성

문구, 문단을 작성할 때는 가능한 조사는 적게 쓰고, 의미 없는 단어는 최소한으로 해야 보고 받는 사람이 쉽고, 빠르게 내용을 이해할 수 있습니다. 예를 들면 '효과적으로 내용을 전달하기 위한 PPT를 작성하는 방법' 보다는 '효과적 내용 전달 위한 PPT 작성 방법'이 조금 더 보고서 형태에 알맞은 문구라고 할 수 있겠습니다.

2) 글자 색(Color Marking)

보고서 내 강조하고자 하는 단어나 문구에 칼라 마킹을 하면 전달력을 높일 수 있습니다. 하지만 너무 과하게 사용하면 오히려 역효과가 발생할 수 있습니다.

글자 칼라 마킹 관련 용어를 살펴보도록 하겠습니다.

• 색상 : 색의 종류를 구분하는 용어로, 빨주노초파남보와 같은 용어로 표현됩니다.
• 명도 : 밝고 어두움에 대한 척도로, 밝은 명도는 생기 있고 화사한 느낌, 어두운 명도는 차분하고 고급스러운 느낌을 줍니다.
• 채도 : 색상의 진하고, 엷음을 나타내는 말로, 선명함의 정도로 생각하시면 됩니다. 선명한 색상(채도가 높음)은 눈에 잘 들어오긴 하지만, 눈에 피로감을 줄 수도 있습니다.
• 보색 : 서로 반대되는 색상이라는 뜻입니다. PPT에 보색 관계 색상을 활용하면 강조 효과를 볼 수 있습니다.

빔 프로젝트를 사용하는 경우, 명도와 채도가 낮을 경우 글씨가 잘 안 보이는 경우가 있기 때문에 높은 명도와 채도를 활용하는 것이 좋습니다. 그리고 슬라이드에 너무 여러 가지 색상을 활용하면 난잡해 보이기 때문에 한 가지 색상을 활용해서 칼라 마킹하는 것이 좋습니다.

3) 글자 크기(Font Size)

신입 사원 때 보고서를 작성하고 팀장님에게 검토를 받을 때 글자가 좀 키우라는 말을 많이 들었습니다. 나이가 많으신 분들은 작은 글씨가 잘 안 보이기 때문에 가능한 한 글자 크기를 키우는 것이 좋겠습니다. 미리 세팅해 놓은 PPT 구조 틀을 깨버리지 않는 한에서 글자를 키우시기 바랍니다.

 

지금까지 아주 기초적인 직장인 보고서 작성 방법에 대해 알아보았습니다. 이상으로 포스팅을 마치도록 하겠습니다.

 

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